La capacitación a las Asistentes aumentaría las ganancias y la productividad de las Empresas



Las Asistentes Ejecutivas somos el mayor y más poderoso recurso de una Compañía, somos la columna vertebral y la mano derecha de nuestros líderes. Pero la mala noticia es que históricamente, somos desaprovechadas y no tenidas en cuenta por las Organizaciones para capacitaciones.

En 2015, mas de 4.1 millones de Asistentes en USA eran autodidactas con respecto a sus tareas y a pesar de la falta de capacitación y el poco apoyo, resultaban siendo exitosas. Tradicionalmente, no se nos incluye en el presupuesto de plan de capacitación profesional.

A pesar que la capacitación para Asistentes Ejecutivas tiene un potencial enorme y contribuye a aumentar las ganancias de las Compañías, mejorar la productividad de los empleados y construir una relación más poderosa entre los líderes y sus Asistentes, todavía es una idea muy nueva. Muchas veces, la razón por la cual no recibimos entrenamiento específico es porque no tiene un impacto directo en la generación de ganancias y por lo tanto el ROI no puede ser cuantificado.

La primera vez que tuve conocimiento que la capacitación de las Asistentes Ejecutivas era un problema, fue durante la sesión de preguntas y respuestas. Al finalizar una presentación en una Compañía Farmacéutica en 2006, una mujer se puso de pie frente a 200 colegas y dijo: “primero que nada, me gustaría agradecerte por haber venido ya que fue genial. Segundo, estuve trabajando en esta Compañía por 30 años y esta es la primera vez que hay un programa de capacitación para Asistentes”. Nunca podré olvidar su mirada y el silencio que se generó en la sala.

Mucho trabajo, poca capacitación

Las Asistentes Ejecutivas tenemos una demanda constante de nuestros líderes, muchas veces más de uno, y las ganas de capacitarnos para poder dar una mejor respuesta es cada vez mayor. Las Compañías deberían empezar a entrenar a sus Asistentes si quieren seguir siendo competitivas y relevantes.

En estos años, las Asistentes Ejecutivas hemos empezado a tomar la iniciativa y buscar capacitaciones fuera de la Compañía. Esto ha llevado a que las empresas más grandes y prestigiosas de USA, por ejemplo, organicen jornadas de entrenamiento para sus Asistentes.

Cuando doy capacitaciones para Asistentes Ejecutivas y Personales, noto una transformación que sucede el primer día de entrenamiento.

Los cursos personalizados son la mejor motivación para las Asistentes y considero que con poco se logra mucho.

He visto Asistentes que renunciaron a sus trabajos en búsqueda de Empresas que le ofrezcan la oportunidad de capacitarse, crecer y ser valoradas. Las Asistentes sabemos que necesitamos tanto las aptitudes interpersonales y las competencias técnicas para seguir creciendo y no podemos perder tiempo.

¿Por qué capacitar a las Asistentes hoy?

Las secuelas de la crisis financiera del 2008, cuando los puestos de trabajo eran confusos, el rol de la Asistente cambio dramáticamente. Hoy, muchas tienen tareas de Gerente de Proyecto con mayor nivel de responsabilidad, por lo que requieren mayor capacitación que antes, según el reporte de Office Team.

El entrenamiento es uno de los mayores factores de satisfacción laboral y retención de personal dentro del mundo de las Asistentes y de cualquier otro puesto, en general. Es, a veces, hasta más importante que el aumento salarial, ya que hay muchas personas que no están actualizadas tratando de conseguir trabajo.

Pero los beneficios del desarrollo profesional de las Asistentes van más allá del conocimiento que adquieren. Se genera un sentimiento de pertenencia, de lealtad, de sentirse dueños, ya que los líderes demuestran que creen en sus talentos y se sienten respetadas por el valor que aportan. Este sentimiento de respeto es la antítesis de sentirse un número, “uno en un millón” o peor aún, “solo una Asistente”. Por sobre todas las cosas, el beneficio más importante de la capacitación es la confianza y la autoestima, cuyo ROI es evidente.

3 maneras de invertir en las Asistentes

1.- Invertir en capacitación: invertir en clases y cursos/talleres diseñados específicamente para ellas, enfocados tanto en aptitudes interpersonales (liderazgo y comunicación) como en las competencias técnicas. Lo mejor es incluir a todo el staff de Asistentes. Coordinar los cursos cuando las Asistentes estén más libres. Dividir los grupos en dos, así no estará todo el equipo fuera de la oficina al mismo tiempo. Tener en cuenta que las Recepcionistas pueden ser futuras Asistentes si tienen capacitación y apoyo.

2.- Promover la asistencia a las capacitaciones: promover y apoyar al staff de Asistentes para que asistan al menos a una reunión profesional o conferencia al año. Luego de su participación, solicitar una presentación corta al staff sobre lo que aprendieron.

3.- Promover el networking: proveer oportunidades de networking e intercambio de información valiosa entre las Asistentes. Estas oportunidades se conocen como redes internas de Asistentes y están creciendo actualmente. Son muy efectivas en romper con las ideas solitarias. Proveer del espacio y la comida con almuerzos mensuales y capacitaciones, son un ejemplo de este tipo de programas de bajo costo.

El salario siempre ha sido un excelente incentivo para la retención de los empleados, la motivación número uno de las Asistentes no cuesta nada. Es el respeto. Si tienen alguna duda, solamente pregúntenles y denles la oportunidad de ser francas sin rencores. El entrenamiento es la mayor demostración de respeto.

La inversión más significativa y a largo plazo que se puede hacer en el staff es ayudar a crecer, confiar y apoyar la capacitación. El conocimiento es poder y es también fuente de lealtad, compromiso y ganancia. ¡La columna vertebral de la Compañía vale la pena!

Link al artículo original: Why training your Admin Staff Will Boost Your Profits and Improve Productivity


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