Laura Carrizo nos cuenta su experiencia como Asistente en Embajadas



Entrevistamos a Laura Carrizo, Asistente en Embajadas durante 27 años (¡hasta ahora!), quien trabajó en otras áreas antes de comenzar como Asistente. En esta entrevista nos cuenta más sobre ella y su trabajo diario.

  • ¿Cuántos años exactos hace que te desempeñás como Asistente en distintas Embajadas y Consulados? ¿Qué es lo que más disfrutas de ser Asistente?

Cuando salí del secundario no tenía una vocación muy definida, como tantas veces sucede, y por eso decidí inscribirme en el IASE (Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas) en la carrera de Secretaria Ejecutiva Bilingüe para tener una rápida salida laboral. Por un aviso en el Buenos Aires Herald ingresé como recepcionista y telefonista a los 18 años en la primera Embajada en la que trabajé y comencé a ganar experiencia. Al año, la chica que trabajaba en la Sección Consular visas, permisos de residencia, pasaportes, etc.) dejó la Embajada y yo pasé a ese lugar. Creo que a nadie se le ocurre cuando es chica desear “cuando sea grande quiero trabajar con visas”, fue algo que se dio y me encantó porque es un trabajo muy variado. A los 27 años sentí la necesidad de probar hacer otras cosas y dejé la Embajada: trabajé como auxiliar de abordo en vuelos

charter 2 meses y luego como guía de turismo trilingüe un año (porque, a todo esto, había estudiado italiano). Como la remuneración no era fija y yo quería mayor estabilidad, volví a una oficina: luego de trabajar en una Empresa de Seguros como underwriter (analista de riesgos) y en una naviera como Secretaria (por primera vez), se dio la posibilidad de volver a la misma Embajada en donde me había desempeñado antes, en el mismo puesto.

Paralelamente estudié francés. Mis vacaciones del 2003 las usé para hacer un curso de francés en Cannes y, cuando volví, me enteré de que otra Embajada estaba buscando Secretaria con inglés y francés para el Embajador. Me pareció un desafío fantástico así que me postulé.  Me contrataron y el cambio me costó pero aprendí muchísimo. Para empezar, amoldarme a otra institución, otros compañeros y otra manera de trabajar y relacionarse fue un reto. Por otra parte, el trabajo de Asistente Consular es mucho más independiente, en cambio ser Secretaria implica depender

casi totalmente de un jefe. En el caso de las Embajadas, los diplomáticos cambian cada 3 o 4 años, y tenemos que volver a empezar y readaptarnos a la nueva persona cada vez.

Al principio no conocen el país, no nos conocen a nosotras, ellos también están acostumbrados a trabajar con otra persona y es un trabajito ir construyendo ese vínculo, generar confianza, conocer las preferencias, gustos, tendencias y prioridades de ese jefe. En esa primera incursión como Secretaria compartí jefe junto a otra Secretaria extranjera con rango diplomático

enviada por la sede, de modo que también tuve que acostumbrarme a no poder tomar yo sola las decisiones. Hasta que aprendí el trabajo, armé mis rutinas, mi base de datos, mi lista de proveedores de confianza y me sentí cómoda en el puesto

creo que pasó más de un año. Simultáneamente retomé el Traductorado Público en Inglés y a los 5 años me recibí.

Ahora trabajo en otra Embajada, también como Secretaria del Embajador y, como las visas siempre me gustaron, también me ocupo de eso.

En total trabajé 27 años en Embajadas: la mitad como Secretaria de Embajador y la mitad como Asistente Consular.

  • En cuanto a capacitación, ¿cómo crees que hoy debería estar capacitada una Asistente? ¿Qué capacidades se espera que tenga una Asistente hoy en día? ¿Te seguís capacitando? ¿Cómo y dónde?

Cuando yo hice el curso en el IASE (estoy hablando de mediados de los 80), estudiábamos (entre otras cosas)

dactilografía, taquigrafía y télex (¡en la era prefax!), ¿podés creer? Al tiempo ingresó en escena la computadora con sistema ¡Unix!, obviamente el mouse no existía y todo se hacía con el teclado, a mí me parecía de lo más avanzado porque teníamos un sistema de mail interno que si hoy lo tengo que describir se me mueren de risa. Más tarde hizo su ingreso triunfal la computadora que conocemos hoy y hubo que aprender Word, Excel y demás yerbas… más tarde el escáner… ¡Y del teléfono de disco pasé por todos los tipos de teléfonos, intercomunicadores, bípers, dictáfonos y aparatos hasta llegar a los celulares!

Así que imaginate si me tuve que capacitar para ir poniéndome al corriente y no quedarme atrás en tantos años. Eso sin contar los idiomas, cursos de redacción de correspondencia comercial y de cortesía, de organización de eventos, de ceremonial y protocolo, de manejo de los diferentes sistemas informáticos que me han tocado utilizar (bases de datos, de registro de correspondencia, de pedido de choferes y vehículos, sistemas de visas, etc.). Es imposible pensar en iniciarte como Secretaria y que con eso ya está, va a ser suficiente. O sí, pero te convertirías en una Secretaria anticuada y te quedarías estancada.

Cuando yo estudié había dos posibilidades para quienes querían ser Secretarias: las Academias Pitman (ya desaparecidas) o el IASE, que sigue siendo un referente en el medio secretarial. Hoy por hoy, además de haber decenas de institutos y hasta universidades que dictan carreras con programas más exhaustivos, hay una especialización mayor:

Secretaria para consultorio médico, Secretaria para estudio jurídico, Secretaria para pymes, Secretaria para grandes empresas… Me parece muy atinado.

Más allá de los conocimientos de nuestra profesión, también he hecho cursos o leído libros sobre manejo del estrés, organizacióndel tiempo, negociación y otras habilidades que siempre van a ayudarnos en nuestro desempeño.

Me sigo capacitando en lo que veo que me hace falta o, cuando me llega una propuesta interesante, si tengo el tiempo la aprovecho.

También me sigo capacitando como traductora en aspectos que tienen que ver con el buen uso del español y del inglés, algo importante ya que muchas de las comunicaciones que yo escribo llegan a funcionarios de altísimo nivel y no puedo hacer quedar mal a mi jefe ni quedar mal yo.

  • ¿Nos podrías describir un día laboral en tu vida? Desde que llegás hasta que te vas de la oficina, qué tareas, desafíos, etc. que tenés?

Mi día no es muy diferente del de cualquier otra Asistente: revisar la casilla de mail, responder correspondencia (el mundo diplomático es más formal que el corporativo), algunas traducciones, gestionar las invitaciones de mi jefe, las solicitudes de audiencia (pedidas por el Embajador a funcionarios gubernamentales o que le piden a él), atender a sus visitas, organizar visitas de delegaciones o eventos con todo lo que ello implica, planificar sus viajes… Y, además, tengo la parte de visas e inmigración, que conlleva atender al público, revisar las solicitudes de visas y procesarlas, responder consultas y una serie de tareas.

  • Siendo una persona de mundo, veo que has viajado y viajás, ¿cómo ves las capacitaciones en nuestro país para asistentes con respecto a las que dan en el exterior? 

En el exterior hice solamente capacitaciones brindadas por la Cancillería del país para el que trabajo y de temas muy específicos. No podría hacer una comparación.

  • ¿Cómo balanceás tu vida laboral con la personal?

No tengo mayores problemas ya que no tengo hijos y eso me permite tener flexibilidad. Por otra parte, en mi pareja no existe la clásica división de roles masculinos y femeninos de antaño y

los dos nos ocupamos de todo (limpiar, cocinar, llamar al plomero, atender a nuestras perras  o lo que fuere), así que si un día uno trabaja más horas, el otro se ocupará de algo adicional y listo. No veo la vida laboral reñida con la personal en mi caso.

GRACIAS LAURA!


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